La presente nota metodologica descrive i criteri adottati da Biomedica Foscama Industria Chimico-Farmaceutica S.p.A per la raccolta, classificazione e pubblicazione dei Trasferimenti di Valore (Transfer of Value – ToV) effettuati nei confronti di Operatori Sanitari (HCP), Organizzazioni Sanitarie (HCO), Associazioni di Pazienti (PO) e per attività di Ricerca e Sviluppo (R&D), in conformità al Codice Deontologico Farmindustria e allo Standardised Disclosure Template (Allegato 1).
1. Ambito e principi generali
La pubblicazione dei ToV avviene annualmente e riguarda tutte le interazioni che comportano un trasferimento di valore diretto o indiretto, monetario o in natura, verso soggetti appartenenti alle categorie previste dal Codice. La rendicontazione è effettuata secondo i principi di trasparenza, tracciabilità, accuratezza e coerenza.
I dati sono pubblicati:
• su base individuale, quando consentito dalla normativa privacy;
• su base aggregata, quando il consenso non è disponibile o quando previsto dal Codice.
Gli importi sono espressi in Euro e, salvo diversa indicazione, al netto dell’IVA.
2. Fonti dei dati e processi interni
La raccolta dei dati avviene attraverso:
• sistemi amministrativo-contabili aziendali;
• contratti, lettere di incarico e documentazione di ingaggio;
• preventivi, ordini e fatture relativi a eventi ECM e non ECM;
• documentazione di viaggio e ospitalità;
• moduli di consenso privacy, quando applicabili.
La verifica e la validazione dei dati sono effettuate congiuntamente dalle funzioni Compliance, Regulatory Affairs, Marketing/Medical Affairs e Finance.
3. Criteri di classificazione dei Trasferimenti di Valore
I ToV sono classificati nelle categorie previste dall’Allegato 1:
3.1 Donazioni e Liberalità
Comprendono contributi non condizionati destinati esclusivamente a HCO, conformi alle normative vigenti e alle procedure interne.
3.2 Contributi a Eventi (ECM e non ECM)
Rientrano in questa categoria:
• Sponsorship agreements (es. spazi espositivi, contributi non vincolati, visibilità aziendale);
• quote di iscrizione;
• spese di viaggio e ospitalità consentite dal Codice;
• altri costi correlati alla partecipazione o organizzazione di eventi scientifici.
3.3 Fee for Service e Consulenze
Comprendono compensi e rimborsi spese per:
• relazioni scientifiche;
• attività di docenza;
• advisory board;
• consulenze professionali.
3.4 Ricerca e Sviluppo (R&D)
Comprende attività quali:
• sperimentazioni cliniche;
• studi osservazionali non interventistici;
• attività correlate alla ricerca preclinica e clinica.
I ToV relativi a R&D sono pubblicati esclusivamente in forma aggregata, come previsto dal Codice.
4. Modalità di pubblicazione
La pubblicazione avviene sul sito aziendale, nella sezione dedicata alla Trasparenza, utilizzando il modello Allegato 1.
Per ciascun beneficiario sono riportati:
• nome e dati identificativi (ove consentito);
• categoria di appartenenza (HCP, HCO, PO);
• tipologia di ToV;
• importo annuale totale.
In caso di pubblicazione aggregata, vengono indicati:
• l’importo complessivo;
• il numero dei destinatari coinvolti;
• la percentuale sul totale della categoria.
5. Valuta, criteri contabili e periodo di riferimento
• Tutti i ToV sono riportati in Euro.
• Gli importi sono registrati secondo il criterio della competenza economica (anno in cui il servizio è stato erogato o l’evento si è svolto).
• Le spese di viaggio e ospitalità sono valorizzate sulla base del costo effettivamente sostenuto.
6. Trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati personali avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e delle disposizioni del Codice Deontologico Farmindustria. Quando richiesto, il ToV è pubblicato su base individuale solo previo consenso esplicito del destinatario. In assenza di consenso, i dati sono pubblicati in forma aggregata.
I moduli di consenso sono conservati per almeno tre anni, come previsto dal Codice.
7. Controlli interni e responsabilità
La raccolta, verifica e pubblicazione dei ToV sono gestite attraverso procedure interne che garantiscono:
• correttezza dei dati;
• coerenza con il Codice Deontologico;
• tracciabilità delle fonti;
• conservazione della documentazione di supporto.
La pubblicazione finale è approvata dal Responsabile Compliance/Legale.
8. Aggiornamenti della metodologia
La presente metodologia può essere aggiornata in caso di:
• modifiche normative;
• aggiornamenti del Codice Deontologico Farmindustria;
• evoluzioni dei processi aziendali
Potete accedere ai dati – pubblicati nel pieno rispetto della normativa sulla privacy – attraverso i seguenti link.